Quelques conseils pour une conférence bien organisée

La conférence est une arme redoutable pour débattre sur un sujet, échanger des idées et des points de vue sur un sujet ou un fait quelconque, communiquer une information, mobiliser les pairs et collaborateurs autour d’une stratégie plus efficace, faire des rencontres intéressantes, élargir le réseau, se faire connaître dans le secteur d’activité

La solution pour la réussir, c’est la bonne organisation.

L’organisation d’une conférence est assez délicate, surtout pour une conférence classée de grande taille. Plusieurs personnes y participeront. Une longue liste mérite réflexion. Tant de questions exigent des réponses.

Quel est le but ? Comment constituer l’équipe ? Aura-t-on besoin de bénévoles ? Quel sera le programme ? Qu’en est-il du financement ? Quels sont les équipements nécessaires ?

D’une manière générale, il est primordial de :

– définir l’objectif

– établir le budget, faire un devis bien détaillé

– faire la liste des participants

– constituer une équipe

– se décider sur le lieu et la date

– réserver la salle ou la place

– choisir les moyens de communication et les stratégies marketing (si besoin est) les plus pertinents

– tout planifier et lancer les préparatifs, le plus tôt serait le mieux

– préparer et envoyer les invitations à toutes les entités concernées (les journalistes, les entreprises, etc.)

En outre, il faut se décider sur certains points essentiels :

– le thème à aborder

– l’animateur ou le présentateur

– le public cible ou l’auditoire

– les participants / intervenants

– les rafraîchissements, buvettes et restaurations

– la vente de t-shirts, de documents, etc.

Tout entreprendre soi-même peut présenter un éventuel risque pour les mauvaises surprises, les oublis, voir l’échec de l’événement organisé. Personne n’est parfaite. Et on aura toujours besoin d’une aide, d’une idée, d’un conseil et d’un soutien pour tout mettre en œuvre. Il est important de répartir les tâches à des alliés dignes de confiance. Tout dépend de l’envergure

Un accompagnement d’un tiers est nécessaire pour la réussite des événements, notamment pour le côté logistique. À défaut d’être un expert, on manquera assurément de tous les équipements indispensables à toutes les étapes de la préparation.

EST EVENEMENT à Besançon intervient en tant que support technique à la réalisation d’un événement de moyenne ou de grande ampleur : séminaires, événements sportifs, expositions, concerts, spectacles… Travaillant dans le secteur événementiel depuis plus de 15 ans, l’établissement propose constamment des solutions sûres, efficaces, adaptées aux besoins et budgets des clients.

La société propose la location, le transport et le montage de matériel scénique et événementiel. Elle met à la disposition de ses clients des moquettes, des gradins, des estrades, des cloisons modulaires, des stands d’exposition, des structures d’ombrage, des chapiteaux, des tentes, des pupitres et divers autres équipements. Le choix est très vaste. Il y en a pour tous les besoins et pour toutes les exigences. Par ailleurs, elle propose la location de mobilier (tables, canapés, chaises, tabourets hauts, manges debout, etc.), de sonorisation, d’éclairage événementiel (LED, lumières tamisées, projecteurs…), et de matériel vidéo (supports, vidéoprojecteurs, etc.). Elle dispose de tout un lot de matériel de manutention : couvertures, transpalettes, rampes, sangles… Un matériel roulant est aussi disponible : porteurs, semi-remorques tautliners / fourgons / plateaux.

Selon les demandes, elle assure l’aménagement de l’espace d’accueil, la distribution électrique ainsi que le démontage du site. Elle est spécialisée dans la création de signalétiques personnalisées comme les marquages de véhicule, les banderoles, les flèches directionnelles, kakemono, etc.

EST EVENEMENT saura répondre à toutes les demandes et se conformer à toutes les exigences, grâce à ses années d’expérience. La société mobilise une équipe de professionnels et de techniciens partout en Bourgogne-Franche-Comté (Belfort, Dijon…), dans le Grand Est, en France, en Suisse… elle intervient avec expertise, professionnalisme, habileté et flexibilité.